تُعَدُّ خطط الكوتشينغ طريقة رائعة لتحديد أهداف طويلة وقصيرة الأمد للموظفين مع تشجيعهم على تعزيز مهاراتهم وخبراتهم، وبصفتك مديراً يجب عليك وضع خطة كوتشينغ لكل موظف من موظفيك ومراقبة تقدمهم باستمرار، وينتج عن هذا بيئة أكثر إيجابيةً وتعاونيةً وتحفيزاً لفريقك.

في هذا المقال سنتحدث عن خطة الكوتشينغ، وسبب أهميتها وطريقة وضع خطة كوتشينغ ناجحة لمؤسستك.

ما هي خطة الكوتشينغ؟

خطة الكوتشينغ هي نموذج استراتيجي للمديرين لتدريب وتحفيز وتحسين أداء الموظفين، ويمكنك التعاون مع كل عضو في فريقك لوضع أهداف لتعزيز مهاراتهم وأدائهم في العمل، ويمكن أن تقودهم هذه الأهداف إلى التقدُّم في دورهم وتقديم عمل مفيد للمنظمة.

عادةً ما تتضمن خطة الكوتشينغ النموذجية العملَ عن كثب مع الموظفين لتحديد أهداف مهنية قصيرة وطويلة الأمد، وستعقد بعد ذلك اجتماعات منتظمة للتحقُّق من التقدُّم المحرز والعثور على المجالات التي يمكن تحسينها، وتشجِّع خطة الكوتشينغ القوية الموظفين وتزوِّدهم بتغذية راجعة لتحفيزهم على مواصلة الأداء بفاعلية.

لماذا تُعَدُّ خطط الكوتشينغ هامة؟

تُعَدُّ خطط الكوتشينغ هامة؛ وذلك لأنَّها تساعد الموظفين على اكتساب تغذية راجعة قيِّمة حول طريقة تحسين تعاملهم مع مناصبهم، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى حصول الموظفين على مناصب أعلى داخل الشركة والمساهمة في أفكار واستراتيجيات رائعة تساعد على تحقيق الهدف العام للشركة.

تتيح لك خطط الكوتشينغ أيضاً كمدير تقديم تغذية راجعة بنَّاءة حول أداء الموظف؛ ممَّا يساعده على فهم دوره؛ إذ يمكنه تحسينه بصورة أفضل، ويساعد هذا الأمر على وضع حد لأيَّة عادات عمل سلبية، ويشجع الموظفين على تصحيح الأخطاء التي يرتكبونها في مناصبهم.

تعمل خطط الكوتشينغ أيضاً على تعزيز علاقتك مع كل موظف ومع قسمك بأكمله، وسيشعر الموظفون بالراحة عند التعامل معك وتلقي النصائح أو التغذية الراجعة حول المشاريع المعقدة أو التحديات التي يواجهونها في مناصبهم.

قد يؤدي تزويد الموظفين بخطط الكوتشينغ المنتظمة والتشجيع على تحقيق أهدافهم المهنية إلى تحفيز أعضاء الفريق الآخرين أيضاً، وهذا الأمر يجعل بيئة عملك أكثر إيجابيةً ومتعةً وتعاوناً لجميع الموظفين.

طريقة وضع خطة كوتشينغ:

يجب عليك تقييم نقاط القوة والاهتمامات والأهداف المهنيَّة لأعضاء فريقك لتنفيذ خطة كوتشينغ فعَّالة وشخصية لهم. اتبَع هذه الخطوات لوضع خطة كوتشينغ ناجحة لفريقك:

1. تحديد نقاط القوة لدى الموظفين:

عندما تضع خطة كوتشينغ لأول مرة، يجب عليك تحديد نقاط القوة للموظفين. سيساعدك وضع قائمة تتضمن مسؤوليات وواجبات كل موظف بصورة جيدة على تحديد المهام الموكلة إليه والمهارات التي يجب تطويرها بصورة أكبر لتحسين أدائه جيداً، ويمكنك أيضاً ذكر نقاط القوة هذه لموظفيك لتُظهِر لهم أنَّك لاحظت مواهبهم وتشجعهم على مواصلة تحسين مهاراتهم.

2. تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين:

يساعدك تحديد نقاط القوة لدى الموظف على تحديد المجالات المحتملة التي يجب تحسينها بسهولة أكبر. اذكُر بعض التحسينات اللازمة في منصب الموظف والتي تعتقد أنَّه يمكنه أن يجريها، وعند مناقشة هذه المجالات مع الموظف قدِّم له بعض الأمثلة لمساعدته على تحديد الصعوبات التي يواجهها وفهمها بصورة أفضل، وحاوِل الحفاظ على المحادثة إيجابية من خلال التعبير عن ثقتك بقدرة الموظف على التحسُّن والتغلب على هذه العقبات.

3. الطلب من الموظف تقييم أدائه:

بمجرد التعبير عن وجهة نظرك بأداء الموظف، اطلُب منه إجراء تقييم ذاتي؛ إذ يساعدك هذا على فهم كيف يرى فريقك أنفسهم كموظفين، كما يسمح لك بمعرفة نقاط القوة ومجالات التحسين التي لم تلاحظها من قبل.

4. تحديد المعوقات التي تعترض طريق نجاح الموظف:

قبل تحديد أهداف الموظف يجب عليك أولاً تحديد العقبات أو التحديات التي يواجهها؛ والتي قد تعوقه عن الأداء الفعَّال، ويمكن أن تكون العقبات الشائعة التي قد تمنع الموظفين من تحسين أدائهم هي:

• ضيق الوقت للتركيز في مهام أو مشاريع معيَّنة.
• تدريب محدود على طريقة استخدام أدوات معيَّنة في مكان العمل أو إنجاز مهام العمل.
• عدم توفر الأدوات أو الموارد اللازمة أو وجود القليل منها للاطِّلاع على مشاريع معيَّنة أو لإنهاء المهام.

5. تقديم الحلول الممكنة لمساعدة الموظف على تخطي العقبات:

بعد فهم العقبات التي تمنع الموظف عن تقديم أداء أفضل، يمكنك العمل على إيجاد حلول للتغلُّب على هذه العقبات. قيِّم كل تحدٍّ محدد يواجهه الموظف واسأل كيف يعتقد أنَّه يمكنه التغلُّب عليه وما إذا كان بحاجة إلى مساعدة منك للقيام بذلك، وشجِّع الموظف على التغلُّب على هذه العقبات بمفرده، مع توضيح أنَّك متاح لتقديم الدعم أو الموارد التي يحتاج إليها.

6. وضع أهداف قصيرة وطويلة الأمد:

بعد تذليل العقبات التي تمنع الموظف عن الأداء بفاعلية، اعمَل معه لوضع مراحل وأهداف للنجاح، وركِّز في مجالات التحسين التي ذكرتها أنت والموظف على حدٍّ سواء، وضع أهدافاً قصيرة أو طويلة الأمد تساعده على تحسين أدائه؛ على سبيل المثال إذا كان الموظف جديداً في مجال ما ويواجه صعوبةً في فهم المصطلحات المعقدة والتعرُّف إليها، فقد يكون الهدف هو قراءة خمسة مقالات عن هذا المجال في الأسبوع.

7. وضع خطة عمل:

يجب أن تكون لكل هدف تعمل على تطويره خطط عمل واضحة لمساعدة الموظف على الوصول إليه وتحقيقه، ويجب أن تضع خطة عمل خاصة بك تتضمن الخطوات التي ستتخذها أنت والموظف للوصول إلى هدفه النهائي، كما يجب أن يكون لكل خطوة موعد نهائي تقريبي ليحققها الموظف؛ على سبيل المثال إذا كان الهدف النهائي للموظف هو تحسين مهارات التحدُّث أمام الجمهور لتقديم عرض توضيحي نهائي للمنتج في مؤتمر، فحدِّد الخطوات التي ستتخذها أنت والموظف للقيام بذلك، ويمكن أن تتمثل بعض الخطوات في أنَّه يمكن للموظف تقديم بعض العروض في عدد قليل من الاجتماعات شهرياً والحصول على تغذية راجعة من الموظفين أو قد يتلقى جلسات تدريب فردية معك مرةً واحدةً في الأسبوع.

8. وضع جدول زمني لمتابعة التقدم بانتظام:

عندما توجد خطوات قابلة للتنفيذ يجب أن تضع أنت والموظف جدولاً زمنياً للجلسات الفردية المستمرة للتحقُّق من تقدمه وتحديد ما إذا كانت توجد أيَّة عقبات جديدة في طريقه وتقديم تغذية راجعة قيِّمة، ويمكن أن تساعد الاجتماعات على تحفيز الموظفين على مواصلة العمل نحو أهدافهم وتسمح لك بتقديم التشجيع الإيجابي إذا شعروا بالإحباط.

مثال عن خطة الكوتشينغ:

فيما يلي مثال عن خطة كوتشينغ مكتوبة لتتبعها عند وضع خطة لأعضاء فريقك:

• اسم الموظف: جيسيكا تايلر (Jessica Tyler).
• المسمى الوظيفي: كاتبة محتوى تسويقي.
• التاريخ: 10/10/2020.
• نقاط القوة: جيسيكا بارعة في صياغة محتوى جيد، وفي اتِّباع إرشادات تحسين محرك البحث، وفي العصف الذهني لأفكار فريدة ومبتكرة.
• مجالات التحسين: تحتاج جيسيكا إلى العمل على الالتزام بالمواعيد النهائية وإنشاء المزيد من المحتوى كل شهر.
• العقبات التي تواجهها في طريق التحسين: صعوبة فهم المواضيع المعقدة والمجال الذي تكتب عنه.
• الحلول المقدمة: ستمضي جيسيكا ساعة كل يوم في البحث عن التوجهات السائدة المجال، وستموِّل الإدارة المؤتمرات والندوات التي تُدرِّس المواضيع الصعبة التي تكتب عنها جيسيكا بانتظام.
• الهدف المراد تحقيقه: زيادة معدلات التحويل لصفحة مدونة الموقع بنسبة 20% خلال الأشهر الستة المقبلة.
• خطة عمل لتحقيق الهدف: سترسل جيسيكا خمسة مقالات عن المجال التعليمي وتنشرها على الموقع الإلكتروني كل أسبوع.
• تاريخ اجتماع التقدم نحو الهدف التالي: 12/10/2020.